Tin song ngữ

  1. Tin tức song ngữ Anh-Việt
  2. Kinh tế - Thương mại
  3. Kỹ năng
  4. Bí quyết để viết một email hoàn hảo?

Bí quyết để viết một email hoàn hảo?

12/03/2016
Mức căn bản

The secret to write the perfect email

E-mail; love it or loathe it, it’s not going away — especially in the workplace.

Business email traffic accounted for 55% of all emails sent worldwide per day in 2014 — that’s an average of 121 emails sent and received per day by each one of us.

With all those electronic messages flying around, it’s no wonder we get it wrong so often.

From mystifying subject lines to inappropriate use of emoji, most workers have a long way to go before they perfect the art of the professional email.

Harvard Business Review has taken the email frustration we all feel and created a guide to making emails better for you — and everyone else.

Stick to the subject

Subject lines should be concise and descriptive, highlighting the action needed, HBR says.

If subject lines are important in capturing your reader’s attention, then font is essential in keeping it.

Use clean, easy-to-read typefaces such as Arial, Helvetica and Verdana in a dark colour — HBR suggests using no more than three types in one message.

Getting cute

Emoji are acceptable in a professional email only when the person you’re emailing also uses them.

And typos are not always the end of the world.

HBR writes that for high-level managers a strategic typo may be a smart idea, to convey authenticity and not make it seem like you are always meticulously drafting messages.

However, the line between being emotionally authentic and being unprofessional is thin — so think twice before making an intentional typo.

Grammar nerds

When you’re sending out email number 27 of the morning, it’s easy to skip over punctuation or not capitalise ‘I’s.

Don’t do it.

Take a bit of time to polish even the little things. It means less work for the person reading and you won’t have to spend additional time clarifying what you meant to say.

To avoid those sighs of exasperation, keep your email short and neat. Some experts suggest staying within a single screen of reading.

Even in a short email, do not send big blocks of text.

Highlight the key takeaways and use paragraph breaks liberally.

Most importantly, be clear and direct to save everyone’s time.

Think twice and thrice

Before clicking ‘send’, check again to make sure anyone you plan to send the email to really needs to receive it.

Copy others in when you need to, but don’t blind copy unless you know for sure that it is necessary, or “it could get you a bad reputation as being indiscreet,” wrote HBR.

While email is often the go-to means of communication, remember that sometimes speaking in person or picking up the phone for a quick call is best.

If there is conflict or bad news, written messages can be interpreted differently than intended, depending on the reader’s emotional state.

In these cases, meeting in person or speaking on the phone or over Skype often helps to dissipate the tension.

After all, people tend to be more civil and empathetic when dealing directly with another human being rather than pixelated letters on a computer screen.

Source: BBC Capital

 

 

Bí quyết để viết một email hoàn hảo?

Email, cho dù bạn ưa hay ghét thì nó vẫn tồn tại trên thế giới này, nhất là ở nơi công sở.

Email công sở chiếm đến 55% lượng email được gửi đi trên toàn thế giới trong một ngày trong năm 2014 – tức trung bình mỗi người chúng ta gửi và nhận 121 email mỗi ngày.

Với số lượng gửi, nhận nhiều tới vậy, không có gì ngạc nhiên là chúng ta thường phạm sai lầm trong email.

Từ những dòng tiêu đề gây khó hiểu cho đến sử dụng biểu tượng mặt cười không phù hợp, nhiều nhân viên văn phòng còn phải học hỏi rất nhiều mới có thể đạt kỹ năng soạn thảo tốt những email chuyên nghiệp.

Tạp chí Harvard Business Review (HBR) đã thấy được sự ức chế mà chúng ta đều gặp phải trong việc viết email và soạn cẩm nang hướng dẫn để giúp chúng ta viết email tốt hơn.

Bám sát chủ đề

Chủ đề / tiêu đề của email nên súc tích và mang tính miêu tả cao, nhấn mạnh vào việc cần phải có hành động gì hay không, HBR giải thích.

Nếu dòng tiêu đề có ý nghĩa quan trọng trong việc khiến cho người đọc chú ý thì font chữ cũng hết sức quan trọng để thu hút sự quan tâm của người đọc.

Dùng những phong chữ tươm tất, dễ đọc như Arial, Helvetica và Verdana với màu tối – HBR gợi ý không nên dùng quá ba font chữ trong một email.

Tỏ vẻ dễ mến

Các biểu tượng mặt cười chỉ được chấp nhận trong các email công việc khi mà người nhận email của bạn cũng sử dụng chúng.

Lỗi đánh máy không phải là chuyện quá nghiêm trọng.

Theo HBR thì các quản lý cấp cao có thể sử dụng lỗi đánh máy như một chiến lược khôn ngoan, nhằm tỏ ra chân thực và không khiến cho email có vẻ như là bạn phải luôn cẩn thận từng câu chữ.

Tuy nhiên, ranh giới giữa việc chuyển tải cảm xúc chân thực và việc thiếu chuyên nghiệp rất mong manh – do đó bạn cần cân nhắc cẩn thận trước khi để một lỗi đánh máy có chủ ý.

Kỹ lưỡng về ngữ pháp

Khi phải gửi đến email thứ 27 trong một buổi sáng thì bạn rất dễ bỏ qua dấu chấm câu hoặc quên không viết hoa những chữ cần thiết.

Đó là điều nên tránh.

Hãy dành một chút thời gian để trau chuốt cả những thứ tiểu tiết. Điều này sẽ giúp người đọc mất ít công sức hơn và bạn sẽ không phải mất thêm thời gian giải thích điều bạn muốn nói.

Để tránh làm cho người đọc thấy bực mình khó chịu, hãy viết email ngắn gọn và súc tích. Một số chuyên gia gợi ý rằng nên giữ độ dài của email trong một màn hình mà không phải kéo xuống.

Ngay cả trong những email ngắn, đừng dùng chữ to.

Hãy đánh dấu những ý quan trọng và dùng cách ngắt câu, xuống dòng một cách thoải mái.

Điều quan trọng nhất là phải diễn đạt một cách rõ ràng và trực tiếp để giúp tiết kiệm thời gian của người khác.

Cân nhắc kỹ trước khi gửi

Trước khi nhấn nút ‘gửi’, hãy kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo rằng những người mà bạn định gửi email này thực sự cần phải nhận nó.

Chỉ gửi kèm thêm cho người khác khi cần thiết nhưng đừng giấu địa chỉ của họ trừ phi bạn biết chắc rằng nên làm làm như vậy nếu không bạn sẽ bị mang tiếng là vô ý tứ, HBR viết.

Mặc dù email thường là cách thức giao tiếp đáng tin cậy, bạn cũng cần nhớ rằng đôi khi nói chuyện trực tiếp hay bắt điện thoại lên để gọi vẫn là cách tốt nhất.

Nếu có sự xung đột gì đấy hay có tin xấu, email có thể bị diễn giải khác với ý định của người gửi tùy vào tâm trạng của người nhận.

Trong những trường hợp như vậy, gặp mặt trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại hay qua Skype thường là cách tốt nhất để giải tỏa căng thẳng.

Suy cho cùng, chúng ta thường có xu hướng lịch sự và thông cảm khi nói chuyện trực tiếp với người khác hơn là khi diễn đạt bằng những ký tự trên màn hình máy tính.

 

Dịch bởi: BBC Vietnamese

bài viết đặc sắc trong tháng 12/2016

Bạn có nên học ngay IELTS khi chưa giao tiếp tiếng Anh tốt?

CEP đã thiết kế các lớp học IELTS đặc biệt để giúp học viên vừa có thể tham gia lớp luyện thi IELTS và lớp học chuyên về tiếng Anh giao tiếp để học viên có thể tiết kiệm chi…

Có thể bạn quan tâm

Tin cùng chuyên mục