Thời gian gần đây Ce Phan biên soạn thêm nhiều bài học dành riêng cho các bạn đang học theo chương trình IELTS General tại CEP cũng như các lớp học tiếng Anh thương mại, trong đó viết thư là một kỹ năng quan trọng mà các bạn nên thực hành.

Ngôn ngữ sử dụng trong văn phong viết thư hơi khác một chút với cách mà chúng ta hay viết văn trong các bài luận (essay) vì thế bài viết này, Ce Phan sẽ liệt kê ra danh sách những cụm từ thông dụng mà các em có thể sẽ áp dụng khi viết một lá thư với một nội dung cụ thể nào đó. 

Để làm quen và thành thạo hơn trong cách sử dụng những cấu trúc bên dưới, các em nên dành thời gian để học thuộc bằng cách đặc thật nhiều câu ví dụ sử dụng các cụm từ cho trước. Ce Phan đã gợi ý một số ví dụ mẫu và phần còn lại là dành cho các em. 

Useful phrases for writing letters

to act on behalf of: hành động nhân danh của, dưới danh nghĩa của

We are quite at liberty to act on behalf of the ABC Trading Co

Dưới danh nghĩa của công ty thương mại ABC chúng tôi hoạt động rất tự do.

always at your service: luôn luôn sẵn sàng phục vụ bạn

as agreed: như đã đồng ý, như đã thỏa thuận

I repaid the money with interest, as agreed in the contract.

Tôi đã hoàn lại tiền cùng tiền lãi, như đã thỏa thuận trong hợp đồng.

as far as I'm concerned: Về phần tôi, đối với tôi, như tôi đã đề cập

As far as I 'm concerned, if it's my desk she wants, she's welcome to it!

Về phần tôi, nếu cô ấy muốn bàn làm việc của tôi, xin cô ấy cứ tự nhiên!

as far as the payment is concerned: Xét về mặt chi trả, Về phần chi trả

as follows: như sau, sau đây

Please change my address as follows.

Vui lòng thay đổi địa chỉ của tôi như sau.

as per invoice: Kèm theo hóa đơn

as per to the conditions: Theo các điều kiện

as per your request: Theo yêu cầu của bạn

We can send you our sample products as your request.

Chúng tôi có thể gởi các mẫu sản phẩm của chúng tôi theo yêu cầu của ông.

as requested: Như đã đòi hỏi

I gave my credit card number as requested.

Tôi đã cung cấp số thẻ tín dụng của mình khi được yêu cầu.

As requested we have cabled you today as follows.

Như đã được yêu cầu, chúng tôi đánh điện cho quí ông hôm nay như sau.

at your convenience: khi nào thuận tiện cho bạn

Will you call me today at your convenience?

Anh sẽ gọi điện thoại cho tôi hôm nay vào lúc mà anh thấy tiện được không?

at your earliest convenience: càng sớm càng tốt

Please cable us acceptance at your earliest convenience.

Làm ơn đánh điện tín cho chúng tôi sự chấp nhận của ông càng sớm càng tốt.

at your expense: do bạn trả phí

In case you wish us to insure the shipment at your expense, we will be glad to do so.

Trong trường hợp ông muốn chúng tôi bảo hiểm lô hàng do ông trả phí, chúng tôi sẽ vui lòng làm điều đó.

awaiting your reply: đợi hồi đáp

We are awaiting your reply by airmail.

Chúng tôi sẽ chờ trả lời của quí ông qua thư gửi bằng đường máy bay.

to be authorized to: được quyền làm chuyện gì đó

I 'm not authorized to make a decision on this.

Tôi không có quyền để quyết định điều này.

to be characterized by: tiêu biểu cho, đặc điểm là

The American communication style is characterized by the avoidance of open confrontation.

Phong cách giao tiếp của Mỹ có đặc điểm là tránh đối đầu công khai.

to be confident in: tự tin về chuyện gì đó

to be delighted to: thích, vui lòng, vui mừng

to be held responsible for: chịu trách nhiệm cho

But I must say that the hotel can't be held responsible for your loss.

Nhưng tôi phải thưa là khách sạn không chịu trách nhiệm về sự mất mát của ông.

to be in arrears with payments: còn phải trả tiền

to be in difficulty: đang gặp khó khăn

You should feel confident when you are in difficulty.

Khi bạn gặp khó khăn, bạn nên tự tin.

to be interested in: thích thú với việc gì

on arrival of the goods: Hàng tới nơi

The reinspection should be made within 7 days upon the arrival of the goods.

Việc kiểm định lại phải được thực hiện trong vòng 7 ngày khi hàng đến nơi.

on behalf of: thay mặt cho

on condition that: với điều kiện là

On condition that the watch is waterproof and shockproof.

Với điều kiện là đồng hồ này phải chống nước và chống sốc.

on delivery: khi giao hàng

Can I pay this on delivery?

Tôi có thể thanh toán món này khi giao hàng không?

on receipt of the order: nhận được hàng

Every shipment is sent off within 2 weeks upon receipt of the order.

Mọi chuyến hàng đều được gửi đi trong vòng 2 tuần sau khi nhận được đơn đặt hàng.

on short notice: thông báo muộn, thông báo ngắn

Thank you so much for coming on such short notice!

Cám ơn bạn đã đến dù tôi báo gấp thế này!

on written request: theo yêu cầu bằng văn bản của bạn

order to be confirmed: đơn hàng được xác nhận

our best attention: sự quan tâm tốt nhất của chúng tôi

I can assure you of our best attention.

Tôi có thể cam đoan với ông về sự quan tâm tốt nhất của chúng tôi.

our offer is still open: vẫn còn nhận đơn đặt hàng

to pay the maximum attention to the matter: đặc biệt chú ý đến vấn đề này

payable in advance: trả tiền trước

Two months deposit and one month's rent payable in advance.

Phải trả trước 2 tháng tiền cọc và 1 tháng tiền thuê.

please send us your instructions: gửi cho chúng tôi những chỉ dẫn

to reach the destination: tới điểm đến

to refer to: đề cập tới

to return a letter to the sender: gửi một lá thư tới người gửi

to sell at the best: bán những gì tốt nhất

to send under separate cover: gửi riêng (tài liệu nào đó)

similar to sample - up to sample: tương như như mẫu

to be late: bị trễ, bị muộn

to be overrun with orders: tràn ngập các đơn đặt hàng

to be prepared to - sẵn sàng/ chuẩn bị làm điều gì đó

             Most importantly, be prepared to raise your own performance standards.

             Quan trọng hơn hết, hãy chuẩn bị để nâng các tiêu chuẩn làm việc của bạn cao hơn.

Best regards: lời chúc tốt đẹp nhất, thân ái

         With thanks and best regards from us proud parents.

         Chúng tôi - những bậc cha mẹ tự hào, xin gởi lời cám ơn và những lời thăm hỏi tốt đẹp nhất.

body of the letter: phần thân bài của lá thư

circular letter: thông tư, thư lưu hành

          A circular letter does not provide any new legislation, but rather collects and confirms what is already written.

          Một thông tư không đưa ra luật mới mà thu thập và xác nhận lại những gì đã viết.

claim - letter of complaint: thư khiếu nại

           I 've written a letter of complaint and they' ve promised to look into the matter.

           Tôi đã viết một bức thư phàn nàn và họ hứa là họ sẽ xem xét vấn đề này.

to come to a decision: dẫn đến quyết định

to come to an agreement - to reach an agreement: đạt được sự đồng ý

complimentary close: phần kết thúc

to cope with the competition: đảm đương/ đối phó được sự cạnh tranh

correspond to the sample: phù hợp/ tương đương với mẫu

              It was an implied term that the bulk of the goods would correspond to the sample.

              Có một điều khoản ngụ ý rằng số lượng hàng hóa sẽ phù hợp với mẫu mã.

to correspond with: trao đổi thư từ

They correspond with each other regularly.

Họ trao đổi thư từ cho nhau đều đặn.

covering letter: thư giải thích, chứng từ

The customer sent the faulty radio back to the shop, with a covering letter.

Khách hàng gửi trả lại máy thu thanh bị hỏng tới cửa hàng với một thư giải thích kèm theo chứng từ.

due to an oversight: dựa vào sự quá hạn

Workers were paid late due to an oversight in the accounting department.

Công nhân được trả lương quá hạn vì sự thiếu sót ở phòng kế toán.

enclosure – attachment: đính kèm

to fix an appointment: hẹn gặp

It's hard to fix an appointment with someone these days.

Rất khó để hẹn gặp ai đó vào những ngày này.

following your instructions: theo sự hướng dẫn của bạn

from order receipt: từ khi nhận đơn đặt hàng

Please let us know whether you can undertake delivery within 30 days from receipt of order.

Làm ơn cho chúng tôi biết liệu ngài có thể cam kết giao hàng trong vòng 30 ngày từ khi nhận đơn đặt hàng không.

further to our letter - following our letter: tiếp theo (/theo như) nội dung thư của chúng ta

goods listed below: hàng hóa được liệt kê bên dưới

to have the pleasure to: hân hạnh được làm gì đó

I have the pleasure to introduce Mr. Peter Smith to you.

Tôi rất hân hạnh giới thiệu ông Peter Smith với ông.

to stop negotiations: ngưng cuộc nói chuyện, ngưng đàm phán

I think we should stop negotiations.

Tôi nghĩ chúng ta nên dừng cuộc nói chuyện lại.

to submit a sample: gửi(/nộp) mẫu

to suit the quality - to meet the quality: đạt được chất lượng

to take into consideration: chú ý đến, tính đến

When decorating you'll need to take into consideration which colors harmonize well together.

Khi trang trí, bạn cần phải chú ý đến những màu sắc hài hòa nhau.

the aim of this letter: mục đích của lá thư này

the following items: những hạng mục theo sau, những mặc hàng sau đây

Please supply the following items as quickly as possible and charge to our account.

Xin làm ơn cung cấp những mặt hàng sau đây càng nhanh càng tốt và tính vào tài khoản của chúng tôi.

the goods are available in our warehouse: hàng có sẵn trong kho

the goods are not similar to sample: hàng không giống với sản phẩm mẫu

the goods are sold out: sản phẩm đã được bán sạch

the goods arrived in good conditions: sản phẩm đến nơi trong tình trạng tốt

the letter remained unanswered: thư vẫn còn chưa được trả lời

the matter in reference: vấn đề cần tham khảo, vấn đề trong tài liệu tham khảo

the meeting was cancelled: cuộc họp thì bị hoãn

to our mutual benefit: lợi ích chung của chúng ta

Close cooperation is essential for our mutual benefit.

Sự hợp tác gần gũi cần thiết cho lợi ích của nhau.

to the kind attention of: sự chú tâm của

under separate cover: gửi riêng

Further information will be sent under separate cover.

Tin tức thêm sẽ được gửi trong một phong bì riêng.

up to an amount of: đạt tới mức/ số lượng

utmost care: hết sức cẩn trọng

Choose your words with the utmost care.

Hãy thận trọng hết sức trong lời nói của cậu.

we acknowledge receipt of: xác nhận đơn hàng, thông báo đã nhận được mail.

We may acknowledge receipt of your email.

Chúng tôi xin thông báo đã nhận được email của ông.

we apologize again for: chúng tôi xin lỗi một lần nữa cho

we apologize for the delay: chúng tôi xin lỗi vì sự trì hoãn

we apologize for the mistake: chúng tôi xin lỗi vì lỗi sai về

to have the power to: có quyền làm điều gì đó

We have the power to stop the deal at any time.

Chúng ta có quyền ngăn chặn việc đó bất cứ lúc nào.

in case of need: trong trường hợp cần thiết

In case of need, contact me at once.

Trong trường hợp cần thiết, gọi cho tôi ngay.

in compliance with – accordingly: thực hiện theo đúng

It's was done in compliance with your demand.

Việc đã được thực hiện đúng theo yêu cầu của bạn.

in due time - in due course: đúng lúc, lúc thích hợp

We'll get to this question in due course.

Chúng ta sẽ nói đến vấn đề này vào lúc thích hợp.

in good condition: trong tình trạng tốt

in our favour: coi trọng

He stands high in our favour.

Anh ta được chúng tôi rất coi trọng.

in partial payment: thanh toán một phần

I make a partial payment.

Tôi thanh toán một phần.

in reply to your letter: trả lời thư của bạn

in the absence of: trong sự vắng mặt của

In the absence of the manager, I'll be in charge.

Trong khi giám đốc vắng mặt, tôi sẽ phụ trách công việc.

to inform in due time: phản hồi đúng lúc

inside address: địa chỉ bên trong

The inside address begins one line below the sender's address.

Các địa chỉ bên trong bắt đầu một dòng bên dưới địa chỉ của người gửi.

to let someone know in advance: cho ai đó biết trước

letter opening - beginning of the letter: phần mở đầu của lá thư

letter heading – heading: tiêu đề của lá thư

to look forward to / looking forward to an early reply: mong đợi sự phản hồi sớm

looking forward to hearing from you: mong đợi nghe tin từ bạn

to make the goods available: sản xuất sản phẩm tới tay/ sẵn có cho

Marketers make the products available to the customers through marketing channels.

Các nhà kinh doanh sản xuất ra sản phẩm tới tay người tiêu dùng thông qua kênh marketing

to meet a demand: đạt được một nhu cầu, thỏa mãn một nhu cầu

to meet customer's requirements: đạt được sự đòi hỏi của khách hàng

to notify in advance about: thông báo trước về chuyện gì đó

on advanced payment: trả tiền trước

we have received: chúng tôi nhận được

we hope we'll receive the goods soon: chúng tôi hy vọng sẽ sớm nhận sản phẩm

we look forward to your kind reply: chúng tôi trông đợi sự phản hồi của bạn

we must apologize for: chúng tôi phải xin lỗi

we remain - our kindest regards: chúng tôi gửi lời hỏi thăm chân tình

we thank you in advance: chúng tôi muốn cám ơn trước

we would appreciate it if you could answer: chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể trả lời

with no obligation - without commitment: không cần phải làm gì cả, không có trách nhiệm

You can quickly and easily get an unsecured personal loan online with no obligation.

Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng nhận được khoản vay tín chấp cá nhân trên mạng mà không cần phải có trách nhiệm gì (không cần phải làm gì cả).

with reference to - in reference to with the compliments of: có liên quan tới

I am writing with reference to your suggestion.

Tôi đang viết vấn đề có liên quan đến đề nghị của anh.

with two weeks' notice: giấy báo trước hai tuần

You must be sure to give me your two weeks notice letter.

Bạn phải chắc chắn đưa cho tôi giấy báo nghỉ việc trước hai tuần.

within the end of the month: trước cuối tháng

without delay: mà không trì hoãn

without notice: không thông báo

Yours faithfully (GB) - Yours truly (GB): trân trọng/ chân thành

Tác giả: Ce Phan