Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ – Tiếng Anh

Một số vướng mắc trong quản lý trung tâm ngoại ngữ

Hầu như không có một con đường kinh doanh nào mà không có khó khăn, không có chông gai cả. Nhất là đối với lĩnh vực ngoại ngữ thì điều đó càng trở nên khó khăn hơn rất nhiều, nếu bạn không biết nắm bắt cơ hội thì nhanh chóng nhận lấy thất bại. Ngay sau đây là một số vướng mắc mà bất kỳ trung tâm nào đều gặp phải:

Trong quản lý đối tượng học viên

Những người tham gia, đăng ký khoác học tại trung tâm ngoại ngữ thường rất nhiều và hầu hết ở mọi độ tuổi khác nhau. Và với khối lượng khách hàng nhiều như vậy cũng sẽ gây cản trở trong việc phân chia nhóm, đối tượng để dễ dạy học hơn.

Trong đó, một số đối tượng đang quan tâm đến chương trình học, hay những học viên đang chờ lớp. Thì khi đó, cần  phải có một hệ thống danh sách chi tiết của từng nhóm, nhằm tiện lợi hơn trong việc theo dõi và nâng cao chất lượng dịch vụ, dạy và học. Ngoài ra, trung tâm ngoại ngữ còn phải phân loại đối tượng bằng phương pháp thủ công, tạo nên sự phức tạp và khá rườm rà, lãng phí thời gian và tiền bạc. Để tiện lợi hơn cho cả phía trung tâm đào tạo lẫn học viên các cơ sở đào tạo nên làm một website trường học như thcslehongphong.edu.vn để tương tác và truyền đạt thông tin nhanh hơn và học viên nhận tin cũng chính xác, đáng tin hơn.

Trong quản lý lớp học

Khó khăn thứ hai là trong quản lý lớp học vì có rất nhiều việc cần phải quản lý. Một trong số đó phải kể đến việc sắp xếp thời khóa biểu, xếp lịch dạy cho từng giáo viên và sắp xếp giáo viên dạy nhóm cho từng đối tượng. Trường hợp, người quản lý không hệ thống được quá trình sắp xếp này thì gây khó khăn cho trung tâm trong quản lý lớp học.

Trong quản lý việc tính tiền học phí

Nếu người quản lý trung tâm ngoại ngữ không rành về công nghệ và không áp dụng được phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh thì mang lại rất nhiều khó khăn. Bởi trong mỗi một khóa học đều có những mức học phí cho nhiều đối tượng khác nhau. Những chương trình thanh toán học phí sẽ phụ thuộc vào từng học viên, từng trung tâm.

Sẽ rất khó cho trung tâm trong tính toán những học phí chưa đóng, hay trong chương trình giảm học phí,.. điều đó đôi khi sẽ khiến cho trung tâm thất thoát về tiền bạc nếu không cẩn thận.

Trong tương tác giữa trung tâm với phụ huynh

Đây còn là nơi mà phụ huynh với trung tâm ngoại ngữ gắn kết với nhau. Điều đó giúp cho phụ huynh có thể cảm nhận, đánh giá được chất lượng và dịch vụ của trung tâm khách quan nhất. Không những thế, phụ huynh có thể nắm bắt được tình hình học tập, lịch học và tên giáo viên đang dạy cho con em mình.

Trong quản lý giáo viên và nhân viên

Trường hợp như trung tâm ngoại ngữ có nhiều giáo viên, thì dĩ nhiên việc quản lý sẽ khó khăn hơn rất nhiều so với những trung tâm ít giáo viên. Khi đó, cũng khó khăn trong việc sắp xếp giờ giảng dạy, lương, % hoa hồng và khối lượng công việc của từng giáo viên, từng nhân viên trong trung tâm ngoại ngữ.

Xem thêm: Ứng dụng CNTT trong dạy học ngoại ngữ hiệu quả

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả hiện nay

Xác định đối tượng mục tiêu chính xác

Đầu tiên bạn cần xác định đối tượng đó bao gồm độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp. Bởi mỗi một đối tượng sẽ có những nhu cầu khác nhau, theo như kinh nghiệm quản lý trung tâm thì tốt nhất là bạn nên liệt kê rõ mục tiêu. Hơn nữa, bạn cũng cần xác định tệp khách hàng đã xác định từ trước để tiện trong việc lựa chọn địa điểm và mang đến giáo trình chính xác hơn.

Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Để tạo nên một trung tâm ngoại ngữ chất lượng thì con người chính là yếu tố vô cùng quan trọng. Mỗi một bộ phận nhân sự không thể nào thiếu được:

– Đội ngũ giảng viên và trợ giảng

Được biết, giảng viên có vai trò vô cùng quan trọng nhằm quyết định đến công việc dạy và học. Đây chính là mối băn khoăn nhất đối với những học viên đang cân nhắc và lựa chọn các trung tâm ngoại ngữ để theo học.

Hơn nữa, trợ giảng cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng hỗ trợ cho quá trình học tập của mọi học viên. Trợ giảng còn tạo nên không khí lớp học, mang đến nhiều phương pháp nhằm kết nối học viên và giảng viên.

– Bộ phận chăm sóc khách hàng và tư vấn

Ở bộ phận này thì công việc chính đó là tư vấn khách hàng, giúp họ lựa chọn được những khóa học phù hợp nhất. Đồng thời hướng dẫn các học viên trong đăng ký lớp học, hỗ trợ đánh giá sau khóa học, điều này đòi hỏi nhân viên phải chuyên nghiệp, có thái độ làm việc tốt và nhiệt tình.

– Bộ phận marketing của trung tâm ngoại ngữ

Với bộ phận marketing thì là bộ phận giúp cải thiện sao cho nhiều người biết đến trung tâm và thu hút ngày một nhiều học viên đến với trung tâm hơn. Và bộ phận marketing còn đòi hỏi sự sáng tạo, mang đến nhiều chiến dịch truyền thông mang lại hiệu quả cao cho trung tâm.

Xem thêm: Top 10 website học tiếng anh online miễn phí tốt nhất

Nâng cao dịch vụ quản lý và chăm sóc khách hàng

Theo như kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ của các đơn vị lớn hiện nay. Thì các trung tâm ngoại ngữ này không chỉ mang lại các chiến dịch truyền thông, thu hút nhiều khách hàng lớn mà còn là nơi tập trung và xây dựng quá trình quản lý tốt và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Khi đó, cần phải có hệ thống thông tin và dữ liệu khách hàng rõ ràng, đầy đủ thông tin và xác định được nhu cầu là gì từ đó hỗ trợ và tư vấn các khóa học tại trung tâm.

Chưa dừng lại ở đó, thì trung tâm cần phải xác định và chăm sóc khách hàng ngay từ lúc ban đầy và ngay cả khi khóa học kết thúc. Khi đó, bộ phận chăm sóc khách hàng có thể hỏi thăm tình trạng tiếng anh của học viên đã học xong và hướng tới các nhu cầu tiếp theo. Đây cũng là hình thức marketing quản lý trung tâm tiếng anh mang lại hiệu quả cao nhất hiện nay, tạo dựng thương hiệu cho trung tâm nên bạn cũng đừng bỏ qua nhé.

Xây dựng hệ thống nhân viên

Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân viên chính là hình thức nâng cao chất lượng và cho phép doanh nghiệp làm việc có tổ chức, quy trình để nâng cao hiệu quả hơn. Qua đó, từng nhân viên đều được đánh giá KPI phù hợp và trả lương xứng đáng với những gì họ đã bỏ ra. Bên cạnh đó bạn cũng có thể sử dụng phầm mềm quản lý trường học từ công ty phần mềm Mona. Đơn vị chuyên thiết kế phần mềm quản lý đào tạo nội bộ nhân viên hàng đầu hiện nay và khi đăng ký dịch vụ của công ty bạn có thể nhờ sự hướng dẫn từ CEO Mona Media để tối ưu phần mềm.

Xây dựng kế hoạch cho truyền thông

Kế hoạch truyền thông, đây chính là một trong những phương án nhằm giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu của trung tâm với học viên và khách hàng. Ở giai đoạn đầu thì cần thúc đẩy truyền thông giúp cho việc gia tăng lượng học viên đầu vào.

Truyền thông chính là hình thức quảng cáo trên báo chí, truyền hình nhằm khẳng định chất lượng và các khóa học mà trung tâm mang đến. Từ đó, đẩy mạnh hình thức Marketing online, đồng thời mang đến các chương trình giảm giá khóa học, tặng kèm bộ tài liệu học ngoại ngữ khi đăng ký khóa học online.

Để xây dựng kế hoạch truyền thông mang tính lâu dài và tạo điều kiện thuận lợi trong kinh doanh, thì cũng cần phải sử dụng thêm phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ. Đây là một trong những phương pháp mang lại hiệu quả cao, giảm thiểu tối đa được thời gian, chi phí.

Kết luận

Nếu muốn trung tâm hoạt động tốt, mang lại hiệu quả cao thì bạn còn chần chừ gì mà lại không tham khảo các kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ mà chúng tôi mang đến trong bài viết này. Mong rằng với những gì mà chúng tôi mang đến sẽ là một trong những thông tin hữu ích dành cho bạn.

Chúc bạn thành công!